Құжат ұғымы және функциясы. Құжат және ақпарат туралы түсінік

08.12.2020

6654

«Құжат» термині латынның documentum – айғақ, куә деген сөзінен шығады. Бұл сөзбен тиісті тәсілмен рәсімделген және сондықтан да заңдық күші бар кез-келген жазба деректерді атайды.

Құжат сөзінің бірнеше мағынасы кездеседі:

1) қандай да бір фактіні немесе бір нәрсеге құқықты растайтын іскерлік қағаз;

2)құжат көрсетушінің жеке басын ресми куәлендіретін қағаз (паспорт, анықтама, куәлік);

3) бір нәрсе туралы жазба айғақ (тарихи деректер немесе өндіріс немесе қызмет көрсету саласында жасалған келісімнің айғағы ретіндегі келісімшарттар).

Құжаттар әр түрлі қызмет салаларында, білім салаларында, өмір салаларында пайдаланылады, көптеген ғылыми пәндердің зерттеу нысаны б.т., сондықтан да «құжат» ұғымының мазмұны көпқырлы және қай салада, қандай мақсатта пайдаланылатындығына байланысты анықталады.

Мысалы, заңгерлер үшін құжат бір нәрсені дәлелдеу немесе айғақтау тәсілі б.т. тарихшы үшін – тарихи дерек, кибернетик-документалист үшін – ақпарат тасымалдаушы, басқару саласы мамандары оны басқару шешімін бекіту және басқаларға жеткізу құралы деп санайды.

Маман-құжаттанушылардың пікірінше, құжат фактілерді, оқиғаларды, объективті шындықтың заттары мен құбылыстарын және адамның ойлау қызметін бейнелеу нәтижесі б.т.Ол жазу, графика, сурет, фото, дыбыс және видеожазба арқылы жасалады. Құжат арнайы материалда (қағаз, фотопленка және т.б.) жасалады.

“Ақпарат” және “құжат” ұғымдары деген не? Осы сұраққа жауап беру үшін құжаттың ақпаратпен байланысын білуіміз қажет. «Ақпарат туралы, ақпараттандыру және ақпаратты қорғау туралы» Заң «ақпарат» және «құжат» терминдерінің анықтамасын береді:

«Ақпарат – адамдар, заттар, фактілер, оқиғалар, құбылыстар мен үдерістер туралы мәліметтер, оларды көрсету формасы әр түрлі болуы мүмкін;

Құжатталған ақпарат (құжат)-материалды тасымалдаушыда бекітілген, бірегейлеуге мүмкіндік беретін реквизиттері бар ақпарат».

Құжаттама терминіне «құжаттауды және ресми құжаттармен жұмысты ұйымдастыруды қамтамасыз қызмет саласы» деген анықтама берілген. Құжаттау қызметінің нәтижесі – ҚР заңдық және нормативті актілерінде көрсетілген белгілі нормаларға сәйкес ақпаратты әр түрлі материалды тасымалдаушыларға жазудың реттелген үдерісі болып табылады. Құжаттаудың нәтижесі материалды тасымалдаушыға реквизиттерімен жазылған құжат болып табылады.

Реквизит –бұл кез келген құжаттың жеке алынған міндетті элементі болып табылады (мөр, қол, дата, нөмір және т.б.). Мұндай элементтердің жиынтығы құжатты тануға, яғни сәйкестендіруге (идентификация) мүмкіндік береді.

Құжат, ақпаратты бекіте (көрсете) отырып, оның сақталуын және жинақталуын қамтамасыз етеді, басқа адамдарға жеткізу, бірнеше рет пайдалануды, ақпаратқа уақыт өте қайта оралуға мүмкіндік береді. Мекемелер мен кәсіпорындарда құжаттар мынадай функцияларды орындауы тиіс.

Процестер мен оқиғаларды құжаттау (негізгі функция). Бұл бірінші кезекте, кәсіпорындар мен ұйымдарды құруды және оның өндірістік-шаруашылық қызметін құжаттау.
Есептік-бақылау функциясы. Кәсіпорын бірқатар құжаттарды мемлекеттік және жергілікті басқару органдарына ұсынуға, ревизорлардың бақылап тексеруіне көрсетуге міндетті.
Сот-құқықтық функциясы. Серіктестермен шаруашылық дауларын шешу кезінде құжаттар төрелік сотта талап-шағымның заңдық күшін растайды, еңбек дауларын қарау кезінде дәлел бола алады.
Есепке алу-кадрлық функциясы. Кәсіпорынның жеке құрам бойынша құжаттары қызметкерлердің мәртебесін және оның басшылықпен қарым-қатынасын белгілейді. Олардың қызметте өсуіне, жеке мүмкіндіктері мен қабілетін анықтауда негіз болады. Зейнетке шығу кезінде қызметкердің еңбек өтілін, жалақысының көлемін белгілеуге қызмет етеді.
Оқу функциясы. Мекемеге жаңадан қабылданған қызметкерлер мен жас мамандар үшін дайын құжаттар және олардың көшірмелері жаңа құжаттар әзірлеуге және іс қағаздарын жүргізуге үлгі болады.
Техникалық жетістіктер мен мәдени құндылықтарға тарихи куәлік беру функциясы. Мекеме мен кәсіпорынның тарихи құндылық болып саналатын немесе өз замананың мәдени ескерткішіне жататын құжаттары мемлекеттік мұрағатқа тапсырылады және Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатының жәдігерлеріне айналады.

Іс қағаздарын жүргізу – бұл құжаттар дайындау және кеңсе құжаттарымен жұмыс жүргізуді қамтамасыз ететін қызмет саласы. Соңғы кездері басқаруды құжаттандырумен қамтамасыз ету (БҚҚ) деген термин жиі қолданыла бастады. Бұл термин іс жүргізудің ұйымдастыру-техникалық негізін жетілдіруге байланысты, құжаттармен жұмыс жасау саласына есептеуіш техника құралдарын, ақпарат жинау, өңдеу, сақтау және пайдаланудың қазіргі заманғы ақпараттық технологияларын енгізуге байланысты пайда болды.

Құжаттардың жасалуына, олардың тіркелуіне, жіктелуіне, қозғалысына, есепке алынуы мен сақталуына байланысты жұмыстардың жиынтығы іс қағаздарын жүргізу деп аталады. Адам өмірі құжаттармен тікелей байланысты. Адам дүниеге келгенде оған алғашқы құжат — туу туралы куәлік жазады. 16 жасқа келгенде жеке басын растайтын құжат жеке куәлік алады. Мектепті бітіргендігі-орта білім туралы аттестатпен расталады.

Жұмысқа орналасу барысында да арыз, резюме, жеке іс парағы т.б. іс қағаздарын жазады. Ал еңбек жолын бастағандығы еңбек кітапшасына жазылады. Өмірдің түрлі жағдайында сенімхат, қолхат жазуға, еңбек келімісін жасауға, өмірбаян мен мінездеме жазуға, жеделхат, телефонхат, факс жіберуге тура келеді.

Құжат — іс жүргізудің материалдық объектісі. Кез келген ұйым, мекеме, кәсіпорын, адам іс әрекеттерінің, қызметтерінің барысында құжат пайда болады. Құжат болған іс әрекеттерді, адам мен ұйым арасындағы ақпаратты байланыстарды көрсетеді немесе бейнелейді. Құжаттың атқараттық функциялары:

Кез келген басқарудағы шешім қарастырылып отырған мәселе немесе басқару нысанына қатысты ақпараттарға негізделеді. Ақпаратқа, шынайылығы мен дәлдігінен бөлек, екі қатаң талап қойылады: біріншіден, ол дер кезінде болуы тиіс, екіншіден, ол ең дұрыс шешімді қабылдау үшін жеткілікті болуы тиіс.

Егер ақпарат кешігіп келсе, сіз қандай да болмасын шараға, әрекетке қатыса алмай қаласыз. Мүмкіндікті жіберіп аласыз. Екінші жағынан, егер ақпарат жеткіліксіз болса, сіз мәселені жартылай ғана білетін боласыз, онда шешім ең дұрыс шешім болмай қалады, тіпті ол, барлық фактілерді толық ескермегендіктен, керісінше, қате шешім болып шығуы мүмкін.

Қазіргі таңда ақпарат көлемі әрбір үш жыл сайын екі есе артып отырады. Қоғамда ақпараттар тасқыны, жарылысы (бум) орын алып отыр. Бұл ең алдымен халық санының өсуімен байланысты. Халық көп болған сайын мектеп, аурухана, клубтар, дүкендер және басқа да қызмет көрсетуші ұйымдар да көп болады, тауарларды көп шығару керек, екінші жағынан, адам қолы қажет болатын орындар да көбейеді. Кез келген ұйым, жекелеген адамдар да ақпаратпен алмаспай өмір сүре алмайды.

Нарықтық экономика жағдайында коммерциялық кәсіпорындар тек дер кезінде не, қашан және қаншадан екенін білгенде ғана өмір сүре алады. Ақпарат тауарға айналады. Ақпаратқа ие болған кісі жағдайды да қолында ұстай алады. Ақпараттың тасушысы құжат б.т. Сондықтан да экономикасы дамыған елдерде ақпаратпен және оның тасымалдаушысы б.т. құжатпен жұмысты ұйымдастыруға аса зор көңіл аударылады.

Мысалы, АҚШта құжат туралы Заң әрекет етеді, Германияда «экономикалық бәсекелестік күресте өз позицияңды жіберіп алмау үшін ҒТРның басты бағыттары ретінде: ядролық энергетика, аэрокосмостық зерттеулер, әр түрлі ғылымдар саласындағы зерттеулер бағдарламасы, ақпаратты электронды өңдеу, ісжүргізуді ұйымдастыру және құжаттаманы рәсімдеу» көрсетілген.

Біздің елімізде 2003 жылы «Ақпарат туралы, ақпараттандыру және ақпаратты қорғау туралы» Заң шықты. Бұл мысалдар қоғамда ақпарат пен оның тасымалдаушысы ретінде құжат басқарудың барлық аспектілерін қамти отырып, әр түрлі құрылымдардың қызметіне ықпал ететіндіктен, соңғы нәтижеде экономикалық нәтижелерге қол жеткізетіндіктен, ақпараттық ресурстарды ұйымдастыруға қатынастың айтарлықтай өзгергендігінің айғағы.

Дереккөз: ҚазҰУ, Ақпараттық кітапхана ісі мамандығының дәрісі

Басқа материалдар: