Құжаттардың бірегейленуі мен стандартталуы

08.12.2020

1280

2003 ж. қабылданған «Ақпарат, ақпараттандыру және ақпаратты қорғау туралы» заңда: «Құжатталған ақпарат ақпаратты ақпараттық ресурстарға кіргізудің міндетті шарты болып табылады.

Құжатталған ақпарат ісжүргізуге, құжаттарды стандарттауға жауапты мемлекеттік билік органдары бекіткен тәртіп бойынша жүзеге асырылады » деп көрсетілген. Сонымен, құжат заңдылық пен бақылауды күшейтудің құралдарының бірі болып табылады. Басқару қызметінде құжаттардың заңдық күші аса маңызды болып табылады, өйткені ол құжатта көрсетілген ақпараттың дәлелі т.б

Құжат ұғымы және функциясы. Құжат және ақпарат туралы түсінік

Ғылыми техникалық революция жағдайында ақпарат көлемі күрт өсіп отыр. Осыған байланысты ақпарат ағынын ретке келтіру, басқару қызметін ақпараттық қамтамасыз ету рөлін атқаратын құжат түрлерінің қажетті көлемін анықтау қажеттілігі туындады. Қолмен өңдеу ақпараттың өсіп отырған ағынын дер кезінде сапалы түрде өңдеуге мүмкіндік бермеді.

Құжаттық ақпаратты өңдеуді механикаландыру, содан кейін автоматтандыру қажеттігі пайда болды. Алайда, автоматтандыру мен механикаландыру құралдарын практикада енгізу мен қолдану, оларды қолдану тиімділігі құжаттардың реттілігі дәрежесіне тікелей тәуелді б.т. Құжаттаманы жетілдірудің негізгі бағыты унификация мен стандарттау б.т.

Стандарт унификацияны «өнімнің, процестер мен қызметтердің тиімді санын таңдау, олардың параметрлері мен көлемінің маңызын таңдау» деп анықтайды. Стандартизация – бұл стандарттарды орнықтыру мен қолдану процесі, ол «басқа да өзі сияқты нысандарды онымен салыстыру үшін анықталатын үлгі, этолон, модель» б.т.

Стандарт нормативті-техникалық құжат ретінде стандарттау нысанына қойылатын нормалар, ережелер мен, талаптар кешенін орнықтырады, оны құзыретті орган бекітеді. Стандарттарды қолдану жасалатын бұйымның (құжаттың) сапасын жақсартуға көмектеседі.

Нақты унификацияланған формалардың, олардың ақпараттық элементтері мен құжатама жүйелерінің нормативті бекітілуіне стандарттау органдары жауап береді. Құжаттарды унификациялау мен стандарттау жұмыстарының нәтижесі жекелеген құжаттарға стандарт немесе құжаттаманың унификацияланған жүйесіне стандарт болуы мүмкін.

Құжаттаманың унификацияланған жүйесі — «бірыңғай ережелер мен талаптар арқылы жасалған, белгілі бір қызмет саласында басқаруға қажет ақпараты бар құжаттар
жүйесі «.

Іс қағаздарының түрлері өте көп, олардың негізгі түрлерінің мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметіне, формасына т.б ерекшеліктеріне қарап топтастыруға болады. Ұйымдар мен мекемелердің іс жүргізу барысында негізгі орын алатын құжаттарды жалпы мақсатына қарай үлкен екі топқа бөлуге болады.

Бірінші – бұл әкімшілік сұрақтары мен жалпы сұрақтар бойынша құжаттар. Яғни ұйым әкімшілігі мен оның өндірістік іс-әрекеттері бойынша жалпы сұрақтар барысында туындайтын құжаттар. Бұл құжаттар ұйымның барлық құрлымдық бөлімше қызметкерлері құрастыра алады.

Екінші – ол басқару функциялары бойынша құжаттар.

Бұл құжаттар қаржы, бухгалтерлік, жоспарлау бөлімі және т.б. функциональды бөлімшелер қызметкерлері құрастырады.

Құжаттарды жалпы және жеке белгілері бойынша кластарға бөлуге болады. Құжаттар төмендегі белгілер бойынша класталады.

Құжаттарды топтастыру – оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.

1.Белгілеу тәсіліне қарай:

жазба
графикалық
акустикалық

Мазмұнына қарай:

ұйымдық — өкімдік,
қаржы – есеп,
жабдықтау — өткізу

Атауына қарай көптеген жанрларға бөлінеді:

өтініш
бұйрық
хаттама

Түріне қарай :

типтік,
үлгілік,
жекелік ,
қалыпты,
жалпыға бірдей

Толтыру орнына:

ішкі және сыртқы

Орындалу мерзімі бойынша: жедел және жедел емес
Шығу тегіне қарай: қызметтік және ресми – жекелік
Жариялылық дәрежесіне қарай: қарапайым, күнделікті қызметте қолдану, құпия

Заңдылық күшіне қарай: шын және жалған
Жасалу сатысына қарай: түпнұсқа, көшірме.
Ал көшірме өзі үшке бөлінеді: отпуск, выписка, дубликат
Сақталу мерзіміне қарай: тұрақты, Уақытша 10 жылға дейін, уақытша 10жылдан астам

12.Қызметтік ерекшелігіне қарай: құжат толтырудың бірыңғай жүйесі , негізгі ережелер

Құжаттарды бір ізге түсіру құжаттардың тұрпатты нысандары мен дайын үлгілері мәтіндерін, оларды құрастыру және ресімдеу ережелерін әзірлеу болып табылады.

Кез-келген фирманың басқару аппаратының тиімді қызметі құжаттармен жұмысты дұрыс ұйымдастыруға байланысты. Іс жүзінде ақппарат көздеріне, шешімдер дайындау мен қабылдауға байланысты бір де бір технологиялық басқару функциясы құжаттарды жасау, орындау және ресімндеу процесі- құжаттаусыз әске асырылмайды.

Кәсіпорындардың күнделікті жұмысында өндірістік, шаруашылық және қоғамдық қызметтің сан қилы мәселелері бойынша құжаттар жасалады. Ол бұйрықтар, шешімдер, хаттар, актілер, келісім-шарттар, хаттамалар, өтініштер, жеделхаттар, анықтамалар және т.б. Кәсіпорындарда жасалатын құжаттар әдетте хат-хабар деп аталады.

Ұйымдар қызметін құжаттау ережелерінің бірлігі құжаттаманың бір ізге түсірілген жүйесін қолдану арқылы жүзеге асырылады.

6.10.1 – 88 Мемлекеттік стандарттың «Құжаттаманың бір ізге түсірілген жүйелері. Негізгі ережелер» құжаттардың бір ізге түсірілген 16 жүйесін белгілейді.

Олар: жоспарлық, есеп – статистикалық, бастапқы есеп, қаржы мен бухгалтерлік – есеп жүргізу, ақшалай есеп айырысу, ұйымдық — өкімдік, баға белгілеу жөніндегі, материалдық – техникалық жабдықтау және өткізу жөніндегі, сауда жөніндегі, сыртқы сауда жөніндегі, құрылысқа арналған жобалау жөніндегі жүйе.

Өнертабыстар мен жаңалықтар ашу жөніндегі, әлеуметтік қамсыздандыру жөніндегі, еңбек және әлеуметтік мәселелер жөніндегі жедел жоспарлау және көлік торабының жұмысын басқару жөніндегі халықтың тұрмыс қажетін өтеу жөніндегі жүйелер.

Бір ізге келтірілеген жүйелер, өз тарапынан құжаттардың көмекші жүйелеріне, түрлеріне, өзгеше түрлеріне бөлінеді.

Мысалы, ұйымдық — өкімділік құжаттама жүйесінде өкімдік құжаттарды (қаулылыр, өкімдер, шешімдер, бұйрықтар); ұйымдық (жарғылар, ережелер, нұсқаулар) хаттамаларды; ақпарат – анықтама құжаттардың (анықтамалар, баяндама хаттар, түсінік хаттар, актілер, қызмет бабындағы хаттар, жолдама хаттар, шақыру хаттары, ақпарат хаттар, жарнамалық хаттар, қуаттаушы хаттар, еске салатын хаттар, кепілдеме хаттар, инициативалық хаттар, жауап хаттар, жеделхаттар, шарттар және еңбек келісімдерін) бөліп көрсетуге болады.

Іс қағаздарын жүргізу қарапайым және жедел болу тиіс, оның жұмысы фирма ішіндегі құжат – ҚР-ның мәдиниет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттарды және құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті Төрағасының 2003 жылғы 29сәуірдегі №33 бұйрығының талаптарына сәйкес жасалған және үйымның жоғарғы лауазымды тұлғасы бекіткен «Іс қағаздарын жүргізу туралы» нұсқаулықпен белгіленеді.

Іс қағаздарын жүргізуге жауапкершілік басшының бірінші орынбасарына немесе бойынша құрылымға сәйкес нақты орындаушыға жүктеледі және жеке еңбек шартында белгіленеді.

Мемлекеттік стандарттар.Ұйым, мекеме, кәсіпорын қызметінің іс әрекеттері, әртүрлі құжаттаманың жүйелерде бейнеленеді, бірақ оның ішінде жалпы кең тараған жүйесі болып Ұйымдастырушылық — өкімдік құжаттама табылады. Құжаттаманың бұл жүйесі мемлекеттік, мемлекеттік емес органдардардың барлығында ҚР мемлекеттік стандарт 1042-2001 ҚР мемлекеттік стандарты «Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» негізінде сәйкес жүргізіледі.

Бақылау сұрақтары:

Топтастыру туралы ұғым
Мазмұны, даярлау, мақсаты мен шығару орнына қарай, заңдылық күшіне қарай құжаттарды топтастыруды атаңызДереккөз: ҚазҰУ, Ақпараттық кітапхана ісі мамандығының дәрісі

Дереккөз: ҚазҰУ, Ақпараттық кітапхана ісі мамандығының дәрісі

Басқа материалдар: